Aviso importante

Aos servidores e munícipes.

Mudanças na requisição e execução de diversos serviços municipais

A partir desta data estaremos realizando um período de experiência para viabilizar diversas mudanças na solicitação e execução de serviços municipais, referentes ao setor de arrecadação, emissão de documentos públicos, regularização de imóveis e outros, discriminados na relação em anexo.

Passos para adequação dos serviços:

    • 1. Todo cidadão que necessitar dos serviços constantes da tabela anexa serão atendidos no setor de protocolo, terão sua solicitação registrada por escrito em formulário próprio e então sua solicitação será encaminhada ao setor competente para solução e sua resposta dependerá do prazo previsto na legislação municipal existente.

 

    • 2. As orientações de como proceder para solicitar cada serviço, estarão disponíveis no setor de protocolo e no site da Prefeitura de Maripá de Minas: www.maripademinas.mg.gov.br.

 

    • 3. Os formulários poderão ser impressos do site e entregues preenchidos no setor de protocolo, acompanhados dos documentos ou todo procedimento será realizado no protocolo.

 

Atenciosamente

Administração 2009-2012

Orientação para arquivamento de documentação nos setores

Art. 8°. Todos os setores manterão sua documentação em dia, com arquivamento lógico, de fácil acesso e manuseio de dados, para quaisquer inspeções, seguindo a rotina detalhada a seguir:

Descrição da atividade

Orientações gerais:

Levantamento do período e tipo de documento disponível para ser arquivado. Analise a adequação do espaço físico.

Prazo dos documentos a serem arquivados nas salas:

    • Processos Licitatórios: 03 últimos anos inclusive este.

 

    • Controle Interno: 03 últimos anos inclusive este.

 

    • Gabinete: 03 últimos anos inclusive este.

 

    • Arrecadação: 06 últimos anos inclusive este.

 

    • Convênios: 03 últimos anos inclusive este.

 

    • Contabilidade e Finanças: no máximo 06 últimos meses.

 

    • Departamento Pessoal: Pasta do servidor em exercício (da posse até dias atuais).

 

    Demais documentos (03 últimos anos inclusive este).

Como arquivar:

    • Pasta suspensas em arquivos por assunto ou por servidor, com identificação na orelha da pasta, sobre seu conteúdo, separadas na medida do possível nas gavetas por assunto, com identificação externa.

 

    • Pastas próprias para processos ou pasta A-Z, em sequência numérica, por assunto no mesmo espaço físico.

 

    • Atos: pastas pretas com proteção plásticas para cada ato, devidamente identificadas na parte externa com ano, tipo de ato e numeração (Ex: de 20 a 45).

 

    • Montagem das caixas por assunto e por data para processos após concluídos e documentos dos anos anteriores (considerando os 03 que deverão estar nas salas), bem como para documentos que devem ser encaminhados para arquivo.

 

    • As caixas e pastas de A-Z deverão ter identificação do conteúdo em sua parte externa lateral, em papel branco digitado, preso em sua totalidade por fita transparente.

 

    • As caixas deverão ter numeração externa por ano. Ex (01/2011).

 

    • Distribuição das caixas no espaço físico disponível considerando que o arquivo deve ser feito por ano, sendo que o atual deve estar em local de mais fácil acesso.

 

Cadastramento de dados:

  • Após a conclusão de organização da documentação, o que esta no seu setor deve ser cadastrada de forma digitalizada em planilha do Excel, conforme modelo abaixo:

 

Ano N° caixa Conteúdo Localização Arquivo morto em

 

Registro do empréstimo de documentos

    • O empréstimo de qualquer documentação deve ser registrado em livro de protocolo com assinatura do requisitante na saída e na devolução.

 

Atenção:

    • A guarda e conservação de documento público são prevista em lei e seu arquivamento tem método próprio, os mesmos não podem ser acondicionados junto a material de consumo, alimentos e produtos de limpeza e higiene.

 

    • Responde legalmente o servidor que não preserva documentação, conforme prevê a legislação.

 

    • O prazo para organização do seu setor será de 20 dias a contar do recebimento desta orientação deste prazo em diante será realizada fiscalização pela assessoria em administração.

 

Prefeitura de Maripá de Minas

  • Após a conclusão de organização da documentação, o que esta no seu setor deve ser cadastrada de forma digitalizada em planilha do Excel, conforme modelo abaixo:

 

Ano N° caixa Conteúdo Localização Arquivo morto em

 

Registro do empréstimo de documentos

    • O empréstimo de qualquer documentação deve ser registrado em livro de protocolo com assinatura do requisitante na saída e na devolução.

 

Atenção:

    • A guarda e conservação de documento público são prevista em lei e seu arquivamento tem método próprio, os mesmos não podem ser acondicionados junto a material de consumo, alimentos e produtos de limpeza e higiene.

 

    • Responde legalmente o servidor que não preserva documentação, conforme prevê a legislação.

 

    • O prazo para organização do seu setor será de 20 dias a contar do recebimento desta orientação deste prazo em diante será realizada fiscalização pela assessoria em administração.

 

Prefeitura de Maripá de Minas

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