Aos servidores e munícipes.
Mudanças na requisição e execução de diversos serviços municipais
A partir desta data estaremos realizando um período de experiência para viabilizar diversas mudanças na solicitação e execução de serviços municipais, referentes ao setor de arrecadação, emissão de documentos públicos, regularização de imóveis e outros, discriminados na relação em anexo.
Passos para adequação dos serviços:
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1. Todo cidadão que necessitar dos serviços constantes da tabela anexa serão atendidos no setor de protocolo, terão sua solicitação registrada por escrito em formulário próprio e então sua solicitação será encaminhada ao setor competente para solução e sua resposta dependerá do prazo previsto na legislação municipal existente.
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2. As orientações de como proceder para solicitar cada serviço, estarão disponíveis no setor de protocolo e no site da Prefeitura de Maripá de Minas: www.maripademinas.mg.gov.br.
- 3. Os formulários poderão ser impressos do site e entregues preenchidos no setor de protocolo, acompanhados dos documentos ou todo procedimento será realizado no protocolo.
Atenciosamente
Administração 2009-2012
Orientação para arquivamento de documentação nos setores
Art. 8°. Todos os setores manterão sua documentação em dia, com arquivamento lógico, de fácil acesso e manuseio de dados, para quaisquer inspeções, seguindo a rotina detalhada a seguir:
Descrição da atividade
Orientações gerais:
Levantamento do período e tipo de documento disponível para ser arquivado. Analise a adequação do espaço físico.
Prazo dos documentos a serem arquivados nas salas:
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Processos Licitatórios: 03 últimos anos inclusive este.
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Controle Interno: 03 últimos anos inclusive este.
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Gabinete: 03 últimos anos inclusive este.
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Arrecadação: 06 últimos anos inclusive este.
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Convênios: 03 últimos anos inclusive este.
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Contabilidade e Finanças: no máximo 06 últimos meses.
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Departamento Pessoal: Pasta do servidor em exercício (da posse até dias atuais).
- Demais documentos (03 últimos anos inclusive este).
Como arquivar:
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Pasta suspensas em arquivos por assunto ou por servidor, com identificação na orelha da pasta, sobre seu conteúdo, separadas na medida do possível nas gavetas por assunto, com identificação externa.
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Pastas próprias para processos ou pasta A-Z, em sequência numérica, por assunto no mesmo espaço físico.
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Atos: pastas pretas com proteção plásticas para cada ato, devidamente identificadas na parte externa com ano, tipo de ato e numeração (Ex: de 20 a 45).
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Montagem das caixas por assunto e por data para processos após concluídos e documentos dos anos anteriores (considerando os 03 que deverão estar nas salas), bem como para documentos que devem ser encaminhados para arquivo.
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As caixas e pastas de A-Z deverão ter identificação do conteúdo em sua parte externa lateral, em papel branco digitado, preso em sua totalidade por fita transparente.
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As caixas deverão ter numeração externa por ano. Ex (01/2011).
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Distribuição das caixas no espaço físico disponível considerando que o arquivo deve ser feito por ano, sendo que o atual deve estar em local de mais fácil acesso.
Cadastramento de dados:
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Após a conclusão de organização da documentação, o que esta no seu setor deve ser cadastrada de forma digitalizada em planilha do Excel, conforme modelo abaixo:
| Ano | N° caixa | Conteúdo | Localização | Arquivo morto em |
Registro do empréstimo de documentos
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O empréstimo de qualquer documentação deve ser registrado em livro de protocolo com assinatura do requisitante na saída e na devolução.
Atenção:
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A guarda e conservação de documento público são prevista em lei e seu arquivamento tem método próprio, os mesmos não podem ser acondicionados junto a material de consumo, alimentos e produtos de limpeza e higiene.
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Responde legalmente o servidor que não preserva documentação, conforme prevê a legislação.
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O prazo para organização do seu setor será de 20 dias a contar do recebimento desta orientação deste prazo em diante será realizada fiscalização pela assessoria em administração.
Prefeitura de Maripá de Minas
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Após a conclusão de organização da documentação, o que esta no seu setor deve ser cadastrada de forma digitalizada em planilha do Excel, conforme modelo abaixo:
| Ano | N° caixa | Conteúdo | Localização | Arquivo morto em |
Registro do empréstimo de documentos
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O empréstimo de qualquer documentação deve ser registrado em livro de protocolo com assinatura do requisitante na saída e na devolução.
Atenção:
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A guarda e conservação de documento público são prevista em lei e seu arquivamento tem método próprio, os mesmos não podem ser acondicionados junto a material de consumo, alimentos e produtos de limpeza e higiene.
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Responde legalmente o servidor que não preserva documentação, conforme prevê a legislação.
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O prazo para organização do seu setor será de 20 dias a contar do recebimento desta orientação deste prazo em diante será realizada fiscalização pela assessoria em administração.
Prefeitura de Maripá de Minas